Článek
Článek si také můžete poslechnout v audioverzi.
Když se vám nedaří stihnout všechny úkoly, které si na daný den naplánujete, uděláte nejspíš jedinou logickou věc: začnete vstávat dřív, abyste získali víc času. Tušíte ale, že to není udržitelné řešení. Není totiž žádoucí pracovat víc, ale efektivněji!
Oslovili jsme proto Anetu Martinek, spoluzakladatelku komunity Holky z marketingu, která se věnuje efektivnímu time managementu ve své knize Organizační porno, a právničku Karolínu Tomaševič, jež na instagramovém profilu Od 9 do 5 pravidelně sdílí tipy, jak si organizovat práci během dne.
Sepište si úkoly
Než se pustíte do přemýšlení o tom, jak nejlépe plnit své úkoly, je třeba vědět, s čím se vlastně potýkáte. Podobně jako autorka projektu Férová domácnost sepsala seznam veškerých domácích prací (je to šest stránek!), sepište si i vy vše, co chcete v daném dni splnit.
A možná se pak přestanete kritizovat za to, jak jste neefektivní. Zjistíte totiž, že kromě velkých pracovních úkolů vás každý den čeká spousta malých, které se ovšem nasčítají. Položka „objednat syna na preventivku“ se tváří jako úkol na minutku, ale vy se do ordinace nedovoláte hned, chvíli budete se sestrou hledat termín a ejhle, je z toho 15 minut.
Dobré plánování a časový odhad
Věnujte chvíli seznamu povinností a rozvrhněte si je do svého dne. „Spousta lidí přemýšlí nad time managementem ve smyslu, kolik času mají. Myslím ale, že klíč k efektivitě není ani tak v tom, kolik času mám, ale že přesně vím, co v daném čase budu dělat,“ vysvětluje Karolína Tomaševič. Chce to tedy systém!
- Úkoly v seznamu slepě nepište/neodškrtávejte. Označte je prioritou a připojte i odhad, kolik času zaberou. „Chce to trochu cviku, většina z nás má totiž tendence přeceňovat, co se dá stihnout za 30 minut.“
- Pracujte s tzv. time blockingem a seskupte úkoly, které spolu nějak souvisí (časem, nástroji či agendou). „Šetříte tak mentální energii, kdy neustále přepínáte mezi různými věcmi k řešení.“
Ve svém seznamu povinností si udělejte přehledný systémFoto: OlgaPS, Shutterstock.com
Práce s energií během dne i měsíce
Asi už víte, kdy během dne vám to skvěle myslí a úkoly odbavujete s lehkostí, a naopak, kdy vám myšlenky utíkají a nic nedotáhnete do konce. Napadlo vás, že u žen je výkon ovlivněn i menstruačním cyklem?
- Menstruační fáze (1.-5. den): Mnoho žen pociťuje nižší hladinu energie. Upřednostněte méně fyzicky náročné úkoly, zaměřte se na činnosti, které podporují kreativitu.
- Folikulární fáze (6.-14. den): Stoupá hladina estrogenu, jste vitální, což je ideální pro řešení náročných úkolů, zahájení nových projektů a ambiciózní plány.
- Ovulační fáze (15.-18. den): Jste na vrcholu energie, sebedůvěry a asertivity, což je optimální pro náročné schůzky a prosazování svých názorů.
- Luteální fáze (19.-28. den): Typická je zvýšená hladina progesteronu, změny nálad a proměnlivá energie. Upřednostněte úkoly vyžadující zaměření na detail a analytické myšlení.
Organizace je životní styl
Autorka knihy Organizační porno Aneta Martinek říká, že nad organizací je skvělé přemýšlet jako nad životním stylem. „Nejde jen o to vyladit si „to do list“, ale o celkové nastavení - jak pracujete se svou energií, jestli dostatečně dobře spíte, jíte a pohybujete se během dne. Díky tomu se můžete lépe soustředit. To má pak vliv na to, že jste více produktivní a efektivní.“
Jaké otázky si položit a na čem zapracovat?
- Jakou máte ranní rutinu: Co děláte, když se vzbudíte - otevřete instagram, nebo si zacvičíte jógu?
- Jak nastavujete celý den: Píšete si „to do list“ ráno a jedete podle něj, nebo čekáte, co přijde?
- Jakou rutinu máte, když odcházíte z práce: Plánujete si druhý den nebo prostě zavřete v půlce psaní e-mailu počítač a neřešíte, co bude dál?
- Jak vypadá vaše večerní rutina, než si jdete lehnout?
