Když lejstra útočí: Jak si doma uspořádat dokumenty, abyste vždy našli vše potřebné?

Papíry se kupí snad v každé domácnosti. Tu přijde výpis z banky, jindy přehled vyúčtování za elektřinu či plyn, z obchodu si zas přinesete účtenku za nové boty… Papír sem, papír tam a už je z toho na lednici pěkná hromádka.

Pokud nemáte jasně stanovená pravidla, začnete se brzy „ztrácet“ – dokumenty a účtenky si sice pečlivě schováváte, ale mnohdy bez ladu a skladu, některé navíc ani vůbec nepotřebujete. A nedej bože, když pak potřebujete něco ve spěchu najít…

Klíčem k řešení je nastolení řádu. Podle něho pak už jen rozhodnete, co ponechat, co roztřídit a co uložíte dle jasných kritérií, která vám později umožní účtenku či výpis najít.

Papíry doma si rozdělte do tří hlavních kategorií: dokumenty osobní, finanční a k věcem. Na každou použijte velký šanon, na jehož hřbet si pro jistotu nadepište, co všechno zde najdete. Uvnitř pak dále čleňte na podkategorie, které zařazujete do papírových desek, obálek či průhledných plastových euroobalů, které jsou asi nejpraktičtější. Menší podsložky pak můžete sdružit do větších a zařadit do krabic či šanonů.

Dokumenty osobní se samozřejmě týkají členů vaší domácnosti. Zařaďte sem podkategorie jako rodné listy, očkovací průkazy či lékařské zprávy, vysvědčení, diplomy a certifikáty ohledně vzdělání. Nezapomeňte na oddělení pracovní smlouvy.

Papíry týkající se financí třiďte do podkategorií nadepsaných elektřina, plyn, telefon, bankovní účty, spoření a investice, pojištění, případně úvěry (třeba hypotéka). Do každé složky pak patří smlouva k dané službě a výpisy, které řadíte dle data – ty nejnovější navrch. Jednou za čas ty starší projděte, pravděpodobně zjistíte, že složku můžete zeštíhlit.

U věcí se samozřejmě také vyplatí rozdělení. Může být následující dům nebo byt, kam zařadíte dokumenty spojené s domem: kupní smlouva, dále lejstra týkající se oken, střechy či podlah, ale také třeba výpisy z katastru. Pak vyčleňte kategorie kuchyňské spotřebiče, ostatní elektro, auto, telefony či kola. Do každé patří faktura, záruční list s kontaktem na servis, případně i návod. Poslední kategorií jsou ostatní účtenky, sem ukládejte třeba doklady o koupi nových bot či dražších hraček, prostě od takových věcí, které byste v budoucnu mohli chtít reklamovat.

Toto řazení samozřejmě není dogma. Vždy záleží na tom, jak se vám budou dokumenty následně nejlépe hledat. Takže si je uspořádejte tak, aby to pro vás bylo co nejlogičtější.

Pokud patříte mezi duše nakloněné moderním technologiím a je podle vás zbytečné všechny dokumenty držet v klasické papírové podobě, využijte některých elektronických aplikací. K reklamaci navíc není nutné předkládat papírový originál účtenky, prokázat se můžete dokonce i jen výpisem z účtu, že jste danou věc u obchodníka zakoupili.

Jednou z šikovných pomůcek tak můžou být různé digitální zápisníky, které si stáhnete z internetu. Do nich můžete vkládat poznámky, e-maily či fotografie. A právě díky poslední uvedené možnosti si můžete ukládat účtenky. Stačí si je vyfotografovat, zkontrolovat čitelnost pořízené fotky – text nesmí být rozmazaný. Je to důležité pro následné vyhledávání. Pak přiřadíte štítek ohledně měsíce, roku a místa koupě.

Využít můžete i archivaci pomocí úložišť dokumentů na internetu. Opět vyfotíte a najdete, až bude potřeba. Výhodou je, že některá umí dobře vyhledávat i podle textu, který je na nasnímaných obrázcích.

A jak jste na tom vy? Jak udržujete pořádek ve svých dokumentech?