Podnikání: Co musíte kontrolovat každý měsíc, kvartál a rok? Tenhle jednoduchý systém vás ochrání!

Stačí jeden zapomenutý přístup bývalé účetní, zmeškaná zpráva v datové schránce nebo přehlédnutý nedoplatek a z drobnosti může být zbytečný problém. Dobrá zpráva je, že většině komplikací se dá předejít. Pomůže jednoduchý kontrolní rytmus, ke kterému se budete pravidelně vracet.

Každému podnikateli, právnické i fyzické osobě, stát automaticky zřizuje datovou schránku. Jakmile obdržíte přístupové údaje, přihlaste se a nastavte si vlastní heslo. Hned při prvním přihlášení se vyplatí zapnout rozšířené notifikace na e-mail. Díky nim vám bude chodit upozornění na příchozí zprávy a uvidíte také identifikaci odesílatele a předmět zprávy. Často tak už z e-mailu poznáte, zda jde o naléhavou výzvu, provozní sdělení nebo spíše informativní zprávu.

Notifikace nastavíte vpravo nahoře v části Nastavení. V levém menu zvolte Notifikace a hned nahoře najdete možnost e-mailových upozornění. Zadáte e-mailovou adresu a dole zaškrtnete rozšířený obsah.

V části Možnosti přihlášení a Platnost hesla si můžete nastavit také neomezenou platnost hesla. Výchozí volba je 90 dní. Heslo je samozřejmě vhodné čas od času změnit, ale pokud si nastavíte neomezenou platnost, budete změnu řešit ve chvíli, kdy se vám to hodí, ne pod tlakem kvůli vypršení platnosti.

Užitečné je nastavit i přihlášení Identitou občana. Získáte tak záložní možnost přístupu pro případ, že zapomenete přihlašovací údaje. Použít lze například bankovní identitu. Přihlášení přes Mobilní klíč zase usnadní práci s datovou schránkou z telefonu. Po instalaci aplikace Mobilní klíč eGovernmentu můžete přihlášení z mobilu potvrzovat v aplikaci místo zadávání hesla.

Pokud datovou schránku používáte už delší dobu, nepolevujte v kontrole. E-mailová notifikace se může ztratit v záplavě dalších zpráv, zapadnout do spamu nebo vůbec nepřijít. Do datové schránky se proto přihlašujte pravidelně alespoň jednou měsíčně a kontrolujte příchozí zprávy přímo tam.

Je to důležité hlavně kvůli fikci doručení. V řadě případů se zpráva považuje za doručenou, i když jste si ji nepřečetli. Snadno pak promeškáte zákonný termín a problém je na světě.

Jednou až dvakrát ročně si zkontrolujte také to, kdo má do datové schránky přístup. Po ukončení spolupráce se může stát, že v ní dál zůstane bývalý zaměstnanec, předchozí účetní, asistentka nebo jiná osoba. Oprávněné uživatele najdete po přihlášení v části Nastavení a Uživatelé. Neaktuální přístupy tam můžete smazat.

Tip: Chystáte se na delší dobu mimo signál, například na měsíc nebo déle? Zmocněte důvěryhodnou osobu, aby datovou schránku pravidelně kontrolovala. Ideálně někoho, kdo bude umět správně reagovat na oficiální výzvy úřadů, tedy právníka, účetní nebo daňového poradce.

Každému podnikateli finanční správa automaticky zřizuje přístup k jeho účtu u finančního úřadu. Přihlásíte se na webu Moje daně v části Online finanční úřad. Využít můžete svou nebo firemní datovou schránku, elektronický podpis nebo Identitu občana, například bankovní identitu. Získáte informace o přeplatcích, dluzích a můžete touto cestou i komunikovat s finančním úřadem.

Při prvním přihlášení je nutná aktivace. Proběhne do 48 hodin a poté se načtou data ze systému finanční správy. Na první pohled může portál působit nepřehledně, ale stojí za to si na něj zvyknout.

V části Osobní daňové účty uvidíte, zda máte u finanční správy dluh, nebo naopak přeplatek. Obecně platí, že kladné černé částky značí přeplatek u finančního úřadu. Červené záporné částky ukazují nedoplatek, tedy dluh. Pozor však v případě, že měsíčně platíte daně ze mzdy zaměstnanců. Ty se během roku až do podání vyúčtování evidují jako přeplatek.

Po rozkliknutí jednotlivých daní najdete na osobních daňových účtech také předepsané zálohy, vyměřené pokuty, úroky z prodlení a převody mezi jednotlivými daňovými účty. Může jít například o situaci, kdy finanční úřad převede přeplatek na DPH na dlužnou daň z příjmů.

V části Písemnosti uvidíte veškerou komunikaci mezi vámi a finančním úřadem. Najdete zde přijatá daňová přiznání i informace, které vám finanční úřad poslal. Pokud jste podávali žádost, například o vrácení přeplatku nebo snížení záloh, můžete sledovat, zda ji už úřad začal zpracovávat.

Do portálu Moje daně můžete nastavit přístup třetím osobám, například účetní. Uděláte to přes ikonu panáčka v Nastavení. Pokračujte do části Nastavení a informace o subjektu, Uživatelé a oprávnění. Tam uvidíte přehled všech uživatelů, kteří mají do portálu přístup. Můžete přidávat nové uživatele i rušit stávající.

Pro nastavení nového uživatele potřebujete speciální kód. Ten daný uživatel najde ve svém daňovém portálu v Nastavení, v části Uživatelský účet, vpravo nahoře pod nadpisem Váš kód – v případě, že chcete dostat pověření přístupem do DIS+ jiného subjektu. Pro zrušení přístupu neaktuálním uživatelům už žádný kód nepotřebujete.

Tip: Zůstatky na portálu Moje daně si kontrolujte alespoň jednou měsíčně. Přístupy uživatelů projděte minimálně jednou až dvakrát ročně.

Pokud zaměstnáváte alespoň jednoho zaměstnance, pravděpodobně jste se s ePortálem ČSSZ setkali kvůli jednotnému měsíčnímu hlášení zaměstnavatelů, tedy JMHZ. Tím ale jeho využití nekončí, slouží i ke komunikaci mezi ČSSZ a podnikatelem.

Podnikatelé si zde mohou zkontrolovat, zda nemají u ČSSZ dluh, tedy nedoplatek pojistného nebo penále. OSVČ zde najdou přehled zaplacených záloh v sestavě Informace o zaplacených zálohách na důchodové pojištění OSVČ. Zaměstnavatelé zde uvidí také informace o pracovní neschopnosti zaměstnanců. Přes ePortál lze požádat i o potvrzení o bezdlužnosti.

Alespoň jednou za čtvrtletí si zkontrolujte, zda u ČSSZ neevidujete dluh:

I na ePortálu ČSSZ můžete udělovat přístup jiné osobě. Slouží k tomu Správa plných mocí. V části Zmocnitelé uvidíte, kdo udělil plnou moc vám. V části Zmocněnci najdete osoby, kterým jste naopak vy udělili přístup do svého ePortálu. Jednou až dvakrát ročně proto zkontrolujte i tato zmocnění a neplatná zrušte.

Tip: Podobné portály mají také zdravotní pojišťovny. I tam můžete pravidelně kontrolovat, zda nedlužíte na pojistném. Technické řešení se u jednotlivých zdravotních pojišťoven liší, ale kontrolu má smysl zařadit do stejného režimu jako u ČSSZ.

Jednou až dvakrát ročně si projděte také nastavení uživatelů, kteří mají přístup k podnikatelskému bankovnímu účtu. Možná jste kdysi dali pasivní přístup účetní, aby si mohla stahovat výpisy nebo připravovat příkazy k úhradě. Spolupráce už mohla dávno skončit, ale přístup zůstal aktivní.

Pasivní přístup, tedy přístup pouze ke čtení, zpravidla nemůže zrušit zmocněnec. Udělat to musí vlastník účtu. Konkrétní postup se liší podle banky. Ve většině internetových bankovnictví najdete seznam osob, které mají k účtu aktivní přístup jako disponenti, případně pasivní přístup. Pokud ho v bankovnictví vidíte, pravidelně ho kontrolujte a rušte vše, co už neplatí. Když seznam uživatelů nenajdete, zeptejte se své banky na správný postup.

Stejnou pozornost věnujte fakturačnímu programu a dalším podnikovým aplikacím. Minimálně jednou až dvakrát ročně zkontrolujte nastavení všech firemních programů, aplikací, sociálních sítí, webových stránek a dalších online nástrojů. Ověřte, zda v nich nezůstaly přístupy bývalých spolupracovníků, zaměstnanců, účetních nebo dalších osob, které už je nepotřebují.